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Aprenda a administrar o seu tempo

Por Fernanda Santiago Valente
Christian Barbosa - Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros "A Tríade do Tempo"; "Você, Dona do Seu Tempo"; "Estou em Reunião"; co-autor do "Mais Tempo, Mais Dinheiro"; e "Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?". Sua mais nova obra: "60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo".
Para quem quer aprender a administrar o tempo, fiz uma entrevista pingue pongue com o Christian Barbosa, o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. Com base no livro "A Tríade do Tempo", de sua autoria, ele me respondeu algumas perguntas, acrescentando muitas dicas. Espero que sirva para todos nós.
Fernanda:  Vivemos num período em que as pessoas não tem tempo para nada. Qual o principal motivo? Christian: O excesso de prioridades, muitas urgências, falta de planejamento, desorganização, procrastinação, falta de objetivos claros e tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, são reflexos de diversos erros comuns que as pessoas cometem. 
Abaixo, uma lista com os principais ladrões do tempo:
- Não anotar prioridades e afazerem em uma ferramenta, seja uma agenda, smarthphone, caderno ou Outlook;
- Não planejar seu diário com antecedência mínima de três dias;
- Não priorizar o dia de trabalho e faz aquilo que aparece primeiro;
- Deixar o e-mail aberto todo momento sendo interrompido constantemente;
- Deixar as coisas importantes se tornarem urgentes;
- Criar várias agendas e não sincronizá-las;
- Aceitar atividades de ouvido e esquecer-se de anotá-las;
- Não priorizar você na agenda;
- Não dizer “não”;
- Acreditar que tudo pode ser feito.
Fernanda: Que tipo de mudanças as novas tecnologias trouxeram para a vida das pessoas?
Christian: A tecnologia tem nos proporcionado o acesso a um número sem fim de informações e fontes sobre o mesmo assunto. A tecnologia, como os aplicativos atuais, pode ser uma aliada quando nos ajuda a filtrar e selecionar melhor as informações que precisamos. Ou seja, a mesma tecnologia que nos enlouquece também pode ajudar a nos organizarmos melhor e sermos mais produtivos.
Fernanda: E-mail, facebook, twitter, etc... facilitam a vida ou atrapalham? Qual é a melhor maneira de administrar todos esses meios de comunicação?
Christian: A pessoa que não tem foco na utilização das tecnologias pode ter problemas, pois navegar na Internet muitas vezes rouba nossa vida. Definir limites é vital. Para que a pessoa consiga se conectar sem prejudicar a vida sugiro dez ações que ajudarão a salvar seu tempo:
1 – Seja seletivo nas suas redes – Quantidade de redes não é qualidade. Para que participar de redes sociais que não são relevantes? O ideal é focar nas principais, na qual seus amigos e interesses estão localizados.
2 – Cancele e-mails de notificações – Todas as redes permitem configurar o aviso de recebimento de e-mails, o melhor é cancelar todos, assim você comanda a rede e acessa quando quiser. Caso contrário, vai ser difícil controlar a vontade de saber o porquê você foi “taggeado” na foto da seu amigo.
3 – Determine um foco nas redes – Quem tenta agradar a gregos e troianos ao mesmo tempo se complica com um dos lados. Crie uma estratégia para cada rede que você tiver. Por exemplo, se for utilizar o Twitter para fins profissionais, não misture com assuntos pessoais. Muitas empresas utilizam as redes sociais na hora de contratar um profissional e vai pegar muito mal se tiver fotos suas bêbado depois da balada. Mantenha coerência no perfil que você definir, com fotos, textos e comentários.
4 – Determine horários – Não sou contra ver seu Facebook durante o horário de expediente, sou contra o abuso desse uso. Caso queira acessar as redes no trabalho para fins pessoais, utilize seus horários antes ou após o expediente e seu horário de almoço. Eu costumo ver e responder minhas redes no final do dia, em casa.
5 – Siga poucas pessoas, mas relevantes – Para que seguir gente que não tem nada a ver ou que o conteúdo se tornou irrelevante? Faça uma dieta de pessoas que você segue, repare nos próximos dias quem não tem agregado valor e simplesmente deixe de seguir esta pessoa.
6 – Utilize agregadores – Existem sites e softwares que permitem centralizar suas redes sociais ou atualizar a partir de um único post.
7 – Seja relevante nas suas redes – As pessoas gostam de seguir pessoas que fornecem um conteúdo relevante, na medida certa e com periodicidade. Aquele chato que posta muito e de uma vez só, acaba perdendo seguidores. E o que publica posts dizendo que acordou de mau humor também não agrega.
8 – Aproveite seu tempo de espera – Eu gosto muito de atualizar minhas redes quanto estou no aeroporto ou esperando para começar um evento. Aproveitar esse tempinho é muito válido desde que seu celular ou tablet estejam habilitados para tal. Existem centenas de softwares para esses dispositivos que mandam muito bem.
9 – Rede social não requer “real time answer” – Não sinta-se obrigado a responder uma mensagem na mesma hora em que a pessoa te enviou. Se fosse urgente de verdade, ela encontraria outra forma de falar com você. Se você cria esse péssimo hábito de responder assim que chega, além de acostumar mal as pessoas, vai perder muito tempo desnecessariamente.
10 – A vida existe lá fora – Não é porque a vida social se tornou digital que você vai se esconder atrás de um computador em seus relacionamentos. É preciso reservar um tempo para estar junto com os amigos e família presencialmente.
Fernanda: Existe receita para equilibrar família, trabalho e vida? Você usa métodos inspiradores em seu livro, tratando de identidade, metas, planejamento, organização e execução. Como se inspirou a fazer tudo isso e conseguir vários seguidores? Você sempre foi organizado?
Christian: Me apaixonei pela administração do tempo por pura necessidade. Aos 14 anos abri minha primeira empresa de tecnologia e alguns anos depois tive severos problemas de saúde por estresse e falta de tempo. Comecei a me interessar por tudo relacionado ao assunto, acabei me tornando instrutor de diversas consultorias do Brasil e exterior para cursos de administração de tempo.
A partir daí, realizei pesquisas sobre como as pessoas gerenciam o seu tempo e desenvolvi a técnica A Tríade do Tempo, ela foi elaborada com base em uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas em todo o mundo. O conceito é a divisão do nosso tempo em três esferas: importante, urgente e circunstancial. Ele condena a existência simultânea de atividades importantes e urgentes, o que acaba propondo uma mudança de um paradigma estabelecido há décadas e utilizado pelos grandes pensadores da administração do tempo. A Tríade é um indicador gráfico da utilização do seu tempo, permitindo identificar qual esfera tem predominado em sua vida.
Fernanda: Como conseguimos separar nossas tarefas do que é importante, urgente e circunstancial? Como eliminar as circunstâncias?
Christian: O primeiro passo é saber definir o que é importante, circunstancial e urgente na sua vida. A esfera Importante refere-se a todas as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar oras, dias, semanas, meses etc. A esfera da Urgência tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse. Já a esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações.Concluindo, o foco da metodologia é levá-lo a dedicar-se mais à esfera da importância e diminuir o tempo das demais
Fernanda:É possível viver uma vida plena?
Christian: Se você souber aproveitar melhor seu tempo, com certeza vai fazer toda a diferença. A pessoa que consegue se planejar e focar no que realmente é importante tem uma rotina mais equilibrada. Isso reflete em melhores resultados na sua vida profissional e, principalmente, pessoal.
Fernanda: Hoje, as mulheres são mães, pais, trabalham fora e ainda precisam administrar todo o lar. Isso causa estresse. Como a mulher deve equilibrar tudo isso?Christian: Em primeiro lugar, a mulher precisa entender que o mais importante na vida dela não são os filhos ou o marido, ela é o mais importante na vida dela. Se a mulher não tem tempo para ela mesma, não terá tempo para mais nada. É um conceito simples, mas não é tão fácil de aplicar. Isso demanda planejamento, pois quando você está mais tranquila com você, consequentemente ficará mais relaxada e mais concentrada, e isso resultará em mais produtividade.Para ajudar, separei algumas dicas simples e práticas que podem ajudar as mulheres a cuidarem melhor do tempo:
1 – Entenda suas urgências para evitá-lasComo as mulheres têm mais urgências diárias, é preciso utilizar esse índice de forma favorável para diminuí-lo. Entenda porque a urgência aconteceu e o que poderia ser feito para evitá-la em uma próxima oportunidade. Aprenda com a situação e antecipe futuros problemas. Isso irá reduzir em muito o seu tempo apagando incêndios.
2 – Delegue tarefas aos seus familiaresVocê tem pessoas que moram com você e que também são responsáveis pela casa e seus problemas. Estipule regras e responsabilidades claras. Quando algo acontecer, não se sinta culpada por tudo. Delegue para as outras pessoas também.
3 – Decida sua roupa na noite anteriorO período da manhã, logo depois de acordar, costuma ser de baixa produtividade para muitas mulheres. Se esse for seu caso, deixe a toda sua roupa do dia seguinte separada, passada e arrumada na noite anterior. Isso irá poupar um bom tempo na sua manhã. Você também pode expandir essas ações deixando pronto seu café da manhã, sua pasta, seus documentos etc.
4 – Utilize um sistema de PastasNão guarde seus documentos jogados de qualquer jeito. Crie pastas com assuntos específicos: Carro, IR, Bancos, Contas a Pagar, Contas a Receber, Imóvel, Faculdade etc. Coloque a papelada na pasta correspondente e sempre terá facilmente a mão tudo que precisar.
5 – Transforme seus filhos (ou familiares) em aliados da produtividade
Organize antecipadamente as tarefas da semana com as crianças. Imprima um quadro com todos os itens que devem ser feitos dia a dia, estimule as crianças a “ticarem” o quadro quando algo for concluído. Isso acabará se transformando em uma brincadeira divertida e ao mesmo tempo criará hábitos de organização nas crianças e mais tempo para você!
6 – Organize seus acessórios
Compre uma pequena caixa com divisões para seus acessórios. Coloque em cada divisão um item específico: aneis, brincos, colares, gargantilhas etc. Faça o mesmo procedimento para sua maquiagem. Na hora de se arrumar a organização vai facilitar localizar seus itens e economizar algum tempo.

Fernanda: O brasileiro tem a mania de deixar tudo para a última hora, chegar atrasado, cancelar tarefas. Você acha que esse tipo de comportamento está melhorando?
Christian: É muito comum ouvir que o Brasil é o país da última hora, que somos culturalmente procrastinadores e por aí vai. Não é uma inverdade, realmente somos um país que gosta de deixar as coisas para o prazo final. No entanto, todo mundo procrastina, pelo menos uma vez na vida. Em uma pesquisa que realizei pela Triad Productivity Solutions com 4.102 brasileiros de 22 estados, 97,4% das pessoas afirmaram que procrastinam atividades ao longo de sua rotina, e 2,6% mentiu para si próprio, pois, é impossível não procrastinar em algum momento da vida.
Procrastinar de vez em quando não mata ninguém, mas fazê-lo a toda hora pode literalmente atrasar uma vida com resultados e equilíbrio.
Fernanda: Uma pessoa totalmente bagunceira, desorganizada e sem planos tem jeito? Christian: Sim, sem dúvida, basta aprender a se planejar. Para que isso seja possível, todo dia deve ter uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Se algo for opcional ou não deve ser feito, ele deve ir para outro dia. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas do dia, ou você vai adiar e se frustrar.
Um passo importante é a organização pessoal. Isso pode ser feito com o simples uso de uma agenda, que pode ser tanto um caderninho de bolso até um programa de computador. Há pessoas que são mais high-tech, outras, tradicionais, e tem gente ainda que é a mistura dos dois estilos.
Independentemente de sua preferência, é indispensável escolher um tipo de ferramenta que melhor saiba usar. A única ressalva é quanto a fazer gestão de tempo por memória. Muita gente pensa no que precisa fazer durante o dia e depois vai executando seus afazeres. Isso não funciona. É preciso descarregar as ansiedades e preocupações em algo.
Acesse os sites do Christian: www.triadps.com.br e www.maistempo.com.br

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